软件解决方案:沟通或停滞

由Lars Fischer撰写21 十一月 2018

您可能正在办公室阅读本文。对于我们大多数人来说,这意味着一个大型的开放式空间,配有办公桌,监视器,休息室和其他功能,旨在保持我们的工作效率,促进沟通和协作。我们在纽约市感谢上个世纪之交共享办公室的兴起。但最近,“Bürolandschaft”或办公室景观变得越来越受欢迎,鼓励工人更有机地围绕沟通流程进行更有机的思考。

询问任何办公室规划人员 - 或者公司老板 - 为什么他们喜欢单独的小隔间或办公室的开放式计划。增加合作可能是最重要的。当人们共享相同的空间时,他们更有可能分享想法并要求输入。即使今天的社交媒体占主导地位,人们仍然是社会存在者,并希望与人进行互动。数据必须流经公司,共享空间有助于实现这一目标。当然,开放式计划在建筑成本方面也要便宜得多,因为更多员工可以占用更少的平方米,但它也提供了灵活性。我们可能不知道下一个办公室趋势会是什么,但是大型共享空间并没有关闭选项。

提高效率
在我们家庭的许多方面,社交和工作日,我们都有内在的效率。开放式办公室只是一个例子;事实上,我们使用智能手机连接到万维网和各种社交分享平台;并且我们的笔记本电脑应用程序都互相连接,以便无缝地共享数据,图像和其他信息。

因此,问题是,如果这是我们正常生活的重要组成部分,为什么大多数航运公司严重缺乏整合?

大多数航运公司都会说他们完全接受了数字革命,这在很大程度上是正确的。几乎所有人都将使用会计软件包来管理发票,预算和账单支付。对于一些人来说,这将是一个简单的Excel电子表格,但对于大多数人来说,它可能是一个更复杂的量身定制的包。大多数人还将运行软件包来管理一系列其他商业和运营功能。但问题是整合问题。虽然这些单独的包完美地执行一组离散的任务,但它们不会彼此通信。

实现整合
在一个完全整合的航运公司中,关税系统捕获了与个人客户,港口,码头和货物有关的所有复杂信息 - 这可能是个别价格,限制,折扣和激励的极其复杂的矩阵。当客户要求报价时,报价系统应自动查找相关的关税以创建定制和准确的报价。
如果报价变成销售,系统将再次自动创建所需的预订确认,提单,清单等。

一旦船舶航行,将自动生成发票,并通过界面将该信息发布到“应收账款”。

在此过程中,如果需要进行更改,完全集成的系统将在按下按钮时自动创建清单更正,信用票据和发票。

换句话说,信息将无缝地从一个活动流向另一个活动,而无需重新输入数据。重新打印导致错误,错误导致延迟和延迟扰乱现金流和成本金钱。

将参数减少到货币基础,人们普遍认为,由于将信息从一个系统转移到另一个系统时出现人为错误,全球约有10%的货运发票不正确。即使对于一家拥有1亿美元适度收入的小型航运公司来说,这意味着1000万美元的争议而且没有支付 - 以及随后的现金流漏洞。

图片:Softship

寻找解决方案
进化可能是当前形势的罪魁祸首。航运公司已逐步采用数字化,因此安装了单独的包,以根据需要执行特定任务,或者在预算可用时。由此产生的有时定制和有时候现成的包装的混合产生了一个混合的应用程序,它们彼此并排,但不集成或通信。大量数据在同一运输公司内的断开连接的部门之间重新键入。

废弃已经存在的东西并重新开始是一项艰巨而耗时的任务。许多航运公司根本不准备向后退两步,以便在正确的方向上制造三个或更多。与此同时,大多数IT部门都在努力遵守不断增加的大量外部报告法规,这些法规只是为了保持公司的交易。内部整合将永远是第二小提琴。

但有一个解决方案。现代运输软件是模块化的,这意味着运输公司只需选择他们所需的应用程序来自动化其业务中的某些流程。每个模块都与其他模块无缝集成,以促进整个公司的信息流。

数据只需输入一次,从而减少重复,错误和孤岛工作。然后,数据在整个公司和相关业务合作伙伴之间共享。这大大减少了管理负担,并提高了整个企业的效率。它还使员工能够专注于更加以客户为导向的任务。

经过深思熟虑的软件应用程序将从成本数据库中检索每次装运的可变成本,并将这些成本作为估计成本应用于预订。在预订时从客户处获取的数量信息将自动与此数据结合,以便为每批货物提供分析和盈利能力评估。

而且,随着航行的进行和实际成本的了解,实时更新可以在整个航程中监控盈利情况。自动化这些流程可以在整个公司内捕获,共享和重用大量数据。还可以对绩效报告进行分析,鼓励管理层做出明智和明智的决策。

更重要的是,良好的面向航运的软件还将管理和监控航行进度和港口呼叫活动。可以从船舶自动收到的到达,离开和中午报告中监控和更新时间表。可以模拟由不可预见事件引起的变化,以提供对整体计划的潜在影响的估计。然后,操作员可以模拟“if ifs”并找到最合适的对策。

虽然有一个很好的解决方案可以实现航运公司的全面整合,但仍然存在阻力。

克服阻力
二十多年前,数字化是拥有雄厚财力的大型航运公司的特权。他们开发了定制应用程序,并招募了大批技术人员来照顾他们。但时代已经过去了,今天,购买专业解决方案是一个相当简单的过程,可以轻松配置和定制,以适应每个公司和用户的个性。这些包是使数字化公司成为数字化集成公司的手段。

这些应用程序的优点在于它们的构建是为了促进每个核心流程之间的完全集成 - 通过单个总体,完全连接和无缝联网的实体连接现有系统。因此,数据在船舶运营,商业,集装箱物流,会计和管理之间无缝流动。

除了减少数据输入,减少错误和提供更高的客户服务能力的明显优势之外,这些打包解决方案的价格仅为构建定制系统的一小部分。实际上,他们已经在整个航运公司范围内提升了IT竞争力。

像开放式办公室,智能手机或笔记本电脑一样,许多航运公司开始逐渐抬头,看到各种业务功能相互沟通的优势。像所有好的想法一样,这个概念非常简单,现在可以广泛使用套装软件,实现完全集成很容易实现。

作者
Lars Fischer是Softship亚太区总部的常务董事。他负责25名新加坡的商业和技术人员以及该集团在全球的销售和营销战略。 www.softship.com
Lars Fischer

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